이메일 작성시 체크리스트

 

이메일 보내고 나면 아차하는 순간이 참 많다. 그래서 나름 체크리스트를
만들고 처음부터 그 기준에 따라 작성하면 도움이 되겠지라는 생각을 해 본다.
혹시 여러분도 있나요?

이메일 작성시 체크리스트 

1. 비즈니스 글의 처음이자 마지막 목적은 설득이다.
   메일 보내고 나서 상대가 내가 원하는 반응을 보이지 않는다면 그건
   실패한 것이다. 심하게 말하면 괜히 시간 낭비 한 꼴. 목적을 분명히 하자. 

2. 테마와 주제는 무엇인가? 장황하게 이것저것 다루지 말자.
   처음에 글을 쓰기 전 무엇에 대하여 쓰는 것이고(테마) 어떤 메세지를
   전달하고자(주제) 정하지 않으면 주저리주저리 장황하게 된다.
   내용이 길면 읽지도 않고 설사 읽는다 해도 행동하지 않는다. 
   절대 스크롤을 넘기지 않는 범위에서 1~2개의 주제 범위에서 짧게 쓰자.

3. 독자는 이 글을 읽은 후 구체적으로 무엇을 해야 하는가? 
   내가 가장 많이 받았던 지적이다. 처음 메일 작성하기 전에는
   분명히 하고 싶은 말이 있는데 자판 두드리다 보면 이런저런 잡생각에
   빠지고 수신인이 선배인데 이래도 되나라고 생각이 들며 모호해진다.
   상대에게 의견을 구하는지? 동의를 구하는지? 행동을 바라는지?
   쓰기 전에 반드시 확실히 정하자.

4. 글이란 읽혀지기 이 전에 먼저 보여지는 것이다.
   사람 눈 이란게 처음 글을 보면 읽지 않고 먼저 본다. 행간 나누기도
   안 되어 있는 긴 글을 보면 보기 싫으니 읽기도 싫어진다. 다른 글 읽을 때
   참조하고 내가 글 쓸 때 조금만 신경쓰면 쉽게 고칠 수 있다.

5. 제목이 글의 반이다.
   메일 제목이 Fwd~~~ Re~~~ 이러면 개봉도 안 한다. 그리고 제목을
   다시 한 번 생각해 보면 한가지 주제에 집중하게 되어서 간결하게
   쓰는 것에도 도움이 된다. 제목은 다 쓰고 나서 정해도 된다.

참고 리스트
다른 사람들에게 참조할 수 있는 건 머가 있을까?
책? 혹은 기타 온라인에 흔한 내용들? 

기타 후보
1. 비즈니스 글은 나의 입장이 아니라 회사 입장을 나타내는 것이다.
2. 반드시 퇴고의 과장을 거쳤는가?
3. 기사의 3원칙 : 간결성, 명확성, 논리성,
4. 간결하게 쓰자.
    핵심 내용이 무엇이고 핵심 용어가 무엇인지 고민하고 고민하자.
    그래서 최대한 짧고 정확하게 쓰자.
5. 두괄식으로 작성해라. 
    내용의 배치 순서는 중요한 것에서 안 중요한 것으로.
    아무리 짧은 글이라도 먼저 초고의 과정을 거쳐서 어떤 부문을
    어디에 배치할까라는 수준까지 먼저 계획을 한 후에 쓰기 시작하자.
6. 서두가 중요하다.
7. 미리 양식을 많이 확보하자. 잘 쓴 글은 적극적으로 벤치마킹 하자.
    출장 보고서, 비용 품의서, 제안서, 기획서 등
8. 나쁜 내용인 경우 자세하게 좋은 내용은 핵심만 간단하게.
    간결하게 쓰는 게 좋다고 나쁜 내용도 짧게 쓰면 보는 사람 맘 상한다.
    현황, 문제, 방안 순으로 어쩔 수 없다라고 나름 정중하게 작성하자.

메일 쓰기 전에 체크리스트
1. 먼저 초고를 생각한 후에 실제 작성한다.
     무작정 쓰는 것부터 시작하면 생각이 없는 글, 즉 글에서 가장 중요한
     부문이 빠지게 된다. 
2. 초고 작성시 검토사항

남들과 의견 공유를 위해서는 간단히 주석이 필요하겠다.